System AdActa

System AdActa służy do automatyzacji procesu obsługi dokumentów windykacyjnych oraz pism sądowych. System umożliwia automatyczne wprowadzanie danych do istniejących w kancelarii systemów archiwizacji i obiegu dokumentów, a także innych systemów związanych z obsługa spraw. System bazuje na technologii OCR i inteligentnego wyszukiwania i odczytywania kluczowych danych na dokumentach.

System przeznaczony jest dla kancelarii:

  • zajmujących się obsługą procesu windykacji,
  • otrzymujących korespondencję od sądów i komorników,
  • posiadających już system obsługi spraw, którego elementem jest przechowywanie elektronicznych wersji dokumentów,
  • procesujących duże ilości dokumentów, które muszą zostać przyporządkowane określonej sprawie,
  • chcących udostępniać swoim klientom dokumenty pochodzące od sadów lub komorników ich dotyczące ale ze względu na czasochłonny i kosztowny proces przyporządkowania dokumentów pod „teczkę lub sprawę klienta” - nie realizują go.

Idea wykorzystania systemu:

Proces indeksacji dokumentu, często polega na zeskanowaniu dokumentu oraz ręcznym odnalezieniu sprawy do której należy go przyporządkować a także przepisać z dokumentu kilka istotnych danych (daty, sygnatury, nazwy dłużnika etc.).

Ten żmudny i czasochłonny proces może być uproszczony, a praca operatora znacznie ułatwiona.

W czym pomaga system:

System przechwytuje obrazy dokumentów ze skanera, rozpoznaje typ dokumentu i odnajduje na nim konkretne informacje pozwalające na przyporządkowanie i podpięcie dokumentu do właściwej sprawy w systemie kancelarii. W ten sposób ułatwia żmudny i czasochłonny proces indeksacji dokumentu, który dotychczas polegał najczęściej na zeskanowaniu dokumentu oraz ręcznym odnalezieniu sprawy do której należy go przyporządkować a także przepisać z dokumentu kilka istotnych danych (daty, sygnatury, nazwy dłużnika etc.).

adacta 1

Czy system całkowicie zastępuje człowieka:

Ponieważ system pracuje na zeskanowanych dokumentach papierowych, które mogą być zarówno wadliwie wydrukowane jak i zeskanowane, system posiada stację weryfikacji, która informuje pracownika o tym jakie dane system odczytał, z jakich miejsc na dokumencie i jakie ma ewentualne wątpliwości. Na tej stacji następuje także potwierdzenie lub korekta przez operatora prawidłowości odczytu danych a także dzięki połączeniu z systemem kancelarii przypisanie do konkretnej sprawy. Na podstawie dotychczasowych wdrożeń, wiemy iż system 3-5 krotnie usprawnia proces indeksacji dokumentów w stosunku do ich manualnego wprowadzania.

Wdrożenie systemu:

W ramach wdrożenia systemu przeprowadzamy audyt bieżącego procesu skanowania i indeksacji dokumentów, oraz ustalamy zasady integracji systemu z bieżącą infrastrukturą IT kancelarii. Ustalaniom podlega m.in.:

  • sposób i parametry skanowania dokumentów oraz sposób importu ich przez system (np. bezpośrednio ze skanera, poprzez folder sieciowy, skrzynkę e-mail).
  • integrację z systemem kancelarii. Sposób wymiany danych pomiędzy systemami (preferowana usługa WEB, możliwe komunikacje baz danych, szyn danych, plikowe itp.)
  • zakres integracji (dane komorników, wierzycieli, dłużników, inne)
  • definiowane algorytmy automatycznej weryfikacji dokumentów
  • format eksportu obrazów i danych do systemu kancelarii.

Obsługiwane rodzaje pism:

Pisma od komorników

Pisma strukturalne zgodne ze standardem pism komorniczych.

Odczytywane pola:

  • znak pisma („wasz znak”)
  • data dokumentu
  • sygnatura akt komorniczych
  • sygnatura akt sądowych (jeśli podano)
  • nazwa komornik
  • adres komornika
  • nazwa dłużnika
  • adres dłużnika
  • PESEL/NIP dłużnika
  • nazwa wierzyciela
  • adres wierzyciela
  • PESEL/NIP wierzyciela

Pisma sądowe

Obsługiwane rodzaje pism:

  • wyrok sądu
  • nakaz zapłaty (z klauzulą i bez)
  • postanowienia sądu

Odczytywane pola

  • data dokumentu            
  • sygnatura akt sądowych
  • nazwa sądu
  • nazwa pozwanego
  • nazwa powoda

adacta 2

Korzyści

  • automatyczne podpinanie dokumentów (dla 90% dokumentów)
  • proces ręcznej weryfikacji kilkukrotnie szybszy od tradycyjnego wpisywania (dla pozostałych dokumentów)
  • pozyskiwanie dodatkowych danych z dokumentów
  • integracja z systemami zewnętrznymi (DMS, workflow)
  • digitalizacja dokumentów
  • możliwość rozbudowy systemu o procesowanie innych dokumentów (faktury, formularze, etc.)

Chcesz wiedzieć więcej? - wypełnij formularz, a my skontaktujemy się tak szybko jak to możliwe!

Imię i nazwisko*:   
E-mail*:   
(i/lub) Telefon*:   
Pytanie:   
2 + 1 (słownie)*: