System do rozliczania delegacji

System do Rozliczania Delegacji dedykowany dla Działów Handlowych oraz Działów Rozliczania Delegacji, dotyczy usprawnienia procesu udokumentowania kosztów podróży służbowej krajowej lub zagranicznej, przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych.

Osobie przebywającej w podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów wyjazdu służbowego. Ma ona jednak obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

Dokumenty z delegacji krajowych i zagranicznych często trafiają do rozliczenia z dużym opóźnieniem. Gubią się lub trafiają do centrum rozliczeń uszkodzone, nieczytelne. Powoduje to wydłużenie procesu rozliczenia delegacji a często brak możliwości rozliczenia poniesionych kosztów przez pracownika.

Praca w różnych lokalizacjach, duża liczba pracowników przebywających na delegacji przez długi okres czasu (w tym poza krajem) często wydłuża u przełożonych proces rozliczenia. Problem sprawia również powielana wielokrotnie praca związana ze skanowaniem i drukowaniem dokumentów, a co za tym idzie zwiększające się koszty eksploatacji.

Idea Zastosowania Systemu do Rozliczania Delegacji

System umożliwia odczyt danych ze skanów lub zdjęć, dokumentów delegacyjnych potwierdzających poniesione wydatki podróży służbowej:

  • faktur,
  • rachunków,
  • biletów,

przy wykorzystaniu istniejącej infrastruktury klienta (telefony służbowe stanowią mobilne stacje importu i rozpoznania danych).

Sposób Procesowania Dokumentów

System dedykowany do procesu rejestracji i rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych wykorzystuje w imporcie dokumentów, technologię OCR Optical character recognition…przy użyciu rozwiązania (FlexiCapture) pozwalającą na rozpoznawanie pełnotekstowych dokumentów niestrukturalnych

Zastosowane rozwiązanie FlexiCapture obejmuje poniższe etapy procesu rozliczania delegacji:

wykres

Korzyści:

  • kilkukrotne skrócenie procesu rozliczenia delegacji i wynikające z tego oszczędności,
  • „Samoobsługa pracownicza” - pracownik w sposób zautomatyzowany samodzielnie dostarcza niezbędne dane do rozliczenia delegacji (nie przepisuje danych do żadnego systemu).
  • Wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, natychmiastowy dostęp do wersji elektronicznej faktur,
  • wszelkie koszty ponoszone w trakcie podróży służbowej można raportować na bieżąco, z każdego miejsca załączając faktury czy paragony przy użyciu telefonu komórkowego (aparat 8 Mpix).
  • zapewnienie kompletności danych,
  • usprawnienie przesyłu dokumentów,
  • eksport w formie dokumentu przyspiesza wypłatę należności pracownikowi,
  • ograniczenie przesyłania między oddziałami/osobami papierowych wersji dokumentów, tym samym ograniczenie zjawiska „gubienia dokumentów,
  • poprawa wydajności i efektywności pracy,
  • wyższa kontrola i możliwość skutecznego egzekwowania polityki wydatkowej firmy,
  • niższe koszty obsługi,
  • większa transparentność i świadomość wydatków (visibility over spend),
  • niższe ryzyko niezamierzonego naruszania regulacji prawnych,
  • integracja z systemem finansowo-księgowym.

Równocześnie przeprowadzone są instruktaże użytkowników oraz szkolenia administratorów systemu. Szkolenia użytkowników mają na celu zwrócenie szczególnej uwagi, na jakość wykonywania zdjęć i optymalnej pracy z dostarczonym narzędziem. Instruktaże prowadzone są w grupowo w formie wykładów połączonych z warsztatami przy użyciu posiadanych telefonów służbowych.

Po zakończeniu szkoleń i uruchomieniu Systemu, firma Foresight zapewnia wsparcie i pomoc w pierwszych dniach działa systemu obejmującą opiekę na czas „rozruchu” oraz usługi doradczo-konsultacyjne w zakresie użytkowania i działania Systemu.

Chcesz wiedzieć więcej? - wypełnij formularz, a my skontaktujemy się tak szybko jak to możliwe!

Imię i nazwisko*:   
E-mail*:   
(i/lub) Telefon*:   
Pytanie:   
2 + 1 (słownie)*: